オンライン会議を考える

コロナ禍という世界的に困難な状況におかれた今、直接会わないオンラインミーティングシステムがあらゆる方面で活用されています。オリエンスデザインでは、オンラインミーティングを積極的に導入していますが、どうして導入する考えに至ったのかを考えてみましょう。

オンライン会議を受け入れにくい。

現在、ほとんどのクライアント様にご利用いただいておりますが、時折、使用したくないというクライアント様もいらっしゃいます。私も人と会うのは好きなので、お気持ちは分かる気もします。
オリエンスデザインはホームページ制作やグラフィック制作という業務内容と親和性が高いこともあるとは思いますが、最近ご契約いただくお客様のほとんどは初回のみお会いして後はオンラインとメールで打合せ。もしくは、１度も直接お会いせずに業務完了。という傾向が強くなってきております。クライアント様の年齢層も決して若い方ばかりではなく、年齢はあまり関係ないのかもしれません。

スマートフォンができてから17年がたちます。

2009年7月10日にNTTドコモより日本初のAndroid OS搭載のHTC製スマートフォン『HT-03A』が発売されました。2009年に生まれた人は現在、11歳。このとき16歳、つまり高校１年生でスマートフォンを使えそうな年齢に達していた人は11+16=27歳になっています。大学生は11+19＝30歳。社会人１年目だった人は11+23=34歳になっています。
また、SNSもTwitter(2006年）やInstagram（2010年）、Facebook（2008年）など登場してから10年ほどで巨大な市場を作り上げました。
スマートフォンが日常生活にもともと存在し、SNSも当たり前の人々が既にクライアント様になっていると言っても過言ではありません。
そこにコロナ禍で爆発的に増えたオンラインミーティングのシステムが１年と経たずして通常のツールになりつつあります。今や大学生は授業のほとんどをオンラインで行い、就職活動の面接もオンラインで行われております。オンラインミーティングのシステムもあっという間に電話のように当たり前になってゆくでしょう。

メールと電話と面談と…

直接お客様とお会いする方が、打合せの内容は元より、その雰囲気やその場の流れによって新たな内容も見つけることができるなど、よい側面も多いと思います。しかし、コロナ禍という特殊な状況で対面を極力抑え、オンラインミーティングを使用する事でメリット・デメリットも分かってきました。
簡単にいうとメリットは

• 顔がみえることで、お話をきいている時の表情からある程度、話題に対する反応が分かる。
• 画面を共有出来るので簡単な修正ならばリアルタイムで確認してもらう事もできる。
• テキストと会話を同時に使う事ができる。
• ホストが有償プランに入っている場合、無料で利用できる。
• 相手との距離は関係が無くなる。

デメリットとしては、

• インターネット環境によっては通信がスムーズにいかないことがある。
• 相手の画面が小さい場合、画面共有がよく見えない場合がある。

といったところでしょうか。
デメリットももちろんありますが、

• 対面の打合せとの比較で言えば、打合せ場所への行き帰りの時間的、経済的なコストが掛からない。
• 電話との比較で言えば、電話料金と違い定額で使用でき、資料もリアルタイムで確認できる。
• メールとの比較で言えば、顔が見え、リアルタイムで応答ができる。

ということで私は多用しています。実際、時間的、コスト的にかなり助かっており、その分の時間的、金銭的資源を仕事の密度や質に変換しています。

オンラインミーティングに１対１で慣れましょう。

メリット、デメリットを検証して、私は中小企業こそオンラインミーティングを活用して無駄を省き、武器にする必要があると思います。オンラインミーティングの肝のひとつは慣れです。

• カメラの角度。
• 自分に当たる光の明るさ。
• 背景（疑似背景を使うと立体感がなくなり、人と背景の境界ももやもやして気になります）
• どのような事ができるか？ということを理解し、使える様にする。

など使ってみて自分で改善しながら進めるしかないのです。ただ、wifiとカメラとマイクをつけました。でもある程度は使う事が出来ますが、お互いにコミュニケーションを円滑にすすめる為に自分がどのように写っていて、相手がどの様に見えるのか。話すタイミングは？など人に教わる事のできない部分もあると思うのです。
そういった意味で慣れは必要です。ちなみに、オンラインミーティングは多人数でできるのもメリットのひとつですが、１対１のほうが画面も大きく使え、慣れない人には迷いが少ないと思います。
まだやったことのない方は食わず嫌いをせずに一度やってみてはいかがでしょうか。